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如何理ISO9001认证体系方针及规则要求

前文已介绍过ISO9001认证体系最高管理者两项工作,本文接着介绍另两项工作,即制订ISO9001认证体系方针并确定职责,详细如下:

1.ISO9001认证体系方针与沟通

1.1 本条旨在确保制定符合组织战略方向的质量方针,包括组织全面理解质量对其自身和顾客的意义。
质量方针是由组织最高管理者正式发布的组织在质量方面的宗旨和方向。针对ISO9001认证标准2015,5.2.1的a)至d),所制定的质量方针应:
a) 与组织相适应,并为其战略方向提供支持;
b) 为建立目标提供框架(即质量方针中声称的有关内容应是可测量的);
c) 承诺组织将满足适用的要求,如顾客要求或法律法规要求;
d) 承诺持续改进质量管理体系。
为了制定质量方针,可考虑诸如以下输入:
———清晰地理解组织环境,包括管理体系的当前绩效,以及有关相关方的需求和期望;
———组织基于其使命、愿景、指导原则和核心价值观而形成的战略方向;
———为使组织获得成功,未来需要开展的改进的程度和类型;
———所期望的顾客满意程度;
———达到预期结果所需的资源;
———有关相关方潜在的贡献。
1.2 沟通ISO9001认证体系质量方针
本条旨在确保质量方针在组织人员中得到沟通、理解和应用,以使其能够为质量管理体系的有效性做出贡献,并确保有关相关方可以获取质量方针。
组织应确保质量方针易于获取,并保持成文信息。为使质量方针持续有效,组织应定期进行评审,以便确定质量方针是否仍与组织的宗旨相适应。例如,可将这种评审作为管理评审过程的一部分(见ISO9001认证标准,9.3)。
组织需要确保质量方针在整个组织内都能得到清晰的理解,这可通过考虑组织内不同层次人员的意识(见ISO9001认证标准,7.3)和沟通的要求(见ISO9001认证标准,7.4)来实现。质量方针可通过不同的方法进行沟通,如公告栏、屏保程序、组织的网站或例行会议等。
组织应在适宜时让有关相关方(如外部供方、合作伙伴、顾客和监管机构等)能够获取其质量方针。
组织可根据相关方的要求提供质量方针,或在网站上发布质量方针。

2.ISO9001认证标准5.3 组织的岗位、职责和权限
本条旨在帮助最高管理者分配质量管理体系的相关岗位,以确保体系的有效性并实现预期结果。
最高管理者需要确立各岗位的具体职责和权限,并通过有效的沟通活动,确保组织人员理解和知晓各自的任务。
相关职责和权限可分配给一人或多人。这些人员在被分配的领域和/或过程应能够做出决策和有效变更。必需强调,尽管权限可以分配,但最高管理者仍应对质量管理体系承担总体责任。针对ISO9001认证标准,5.3的a)至e),职责和权限的分配应基于以下目的:
a) 确保组织的质量管理体系符合ISO9001认证标准对特定岗位(如内审员)或对管理评审的要求;
b) 确保过程能提供期望的输出;该活动可分配给多个承担不同职责的人员,如监视质量目标、确定过程是否能够实现预期结果或开展内部审核等;
c) 报告质量管理体系的绩效;这种报告通常作为管理评审过程的一部分来实施(见ISO9001认证标准),可指派一人负责协调报告事宜,其他人员负责报告质量管理体系的特定过程;
d) 推动以顾客为关注焦点(见ISO9001认证标准,5.1.2);这项职责通常分配给负责与顾客沟通并确保解决问题的人员,一般为客服或履行质量职能的人员;
e) 在进行诸如实施新的企业资源计划(ERP)系统、决定外包设计和开发过程、基于新市场机遇的增长、进行组织重组、兼并或收购等变更时,保持质量管理体系的完整性;这项职责通常分配给负责确保整个质量管理体系运行的人员,该人有能力确保在没有考虑变更的潜在影响之前,不策划变更。
在一些组织中,有能力实施规定任务的人员的数量可能是有限的,因此,制定共同承担岗位职责的计划可能有用。这些计划在节假日、主管人员不在现场或发生事故或生病时,会很有价值。
最高管理者应确定如何沟通相关的岗位、职责和权限。这可通过使用相关成文信息实现,如岗位说明、作业指导书、责任声明、组织结构图、手册、程序等。

上面介绍了最高管理者定义企业岗位和职权方式,对实施ISO9001认证体系企业有很高指导意义。

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